Management stratégique : Le Briefing, l'outil de management au quotidien

Notre conseil en management stratégique : Bien maitrisé, l’entretien de briefing / débriefing favorise la motivation des salariés et contribue à améliorer leur efficacité. L’entretien de briefing et débriefing est un outil simple et efficace, pour le manager qui souhaite améliorer l’efficience de ses collaborateurs. Performance = motivation X compétence. Si cette équation de la performance paraît simple, l’implication du manager en est l’élément clé. La préparation du terrain par le manager conditionne en effet le succès d’un projet ou d’une action menée par le(s) salarié(s). Car, dès que l’on sort du cadre connu, les repères changent. Un salarié peut exceller dans un poste et échouer dans une mission nouvelle qui paraissait pourtant à sa portée. Quand on atteint la limite de compétence, la motivation décroche et la performance diminue… Objectif réaliste Première étape : définir l’objectif de l’action. Cet objectif sera bien sûr atteignable, mais il sera aussi motivant et ambitieux. C’est au manager d’apprécier en amont si le salarié a la compétence pour réaliser la mission à lui confier. Si le salarié a l’impression que la marche est trop haute à monter, il va refuser l’obstacle. Il faut donc lui démontrer que l’objectif est à sa portée. Il convient d’éviter aussi de trop mettre la pression ou de semer le doute. A l’inverse, nier la difficulté produit le même effet. Cet objectif doit aussi être mesurable et planifié. Cet entretien de briefing se prépare afin d’être le plus clair et le plus précis possible. Être carré dès le départ et ne pas agir dans l’urgence est aussi essentiel. Face à un salarié désorienté devant cette nouvelle mission, le plan d’actions structuré s’impose. Le fait d’être directif permet de rassurer certaines personnes. Si au contraire, le collaborateur démarre au quart de tour, il faut le laisser bâtir le plan d’action seul. C’est un élément fort de motivation personnelle. Bien entendu, c’est au manager de valider la proposition du salarié et de donner le feu vert et le top départ. Le plan d’actions détaille les étapes du projet et les points de contrôle. Lors de l’entretien de briefing, un bon manager appuiera sur la valorisation de la mission qu’il confie à son salarié. Le but est de prouver le degré de confiance instauré. Plus un salarié est considéré et valorisé dans son travail, plus grande est sa motivation et meilleure est sa performance. Retour d’expérience Le débriefing permet de vérifier l’avancement du plan d’actions ou de mettre un point final à un projet. C’est surtout l’occasion de valoriser les succès et de corriger les erreurs. C’est une phase d’écoute active, autrement dit, c’est au salarié de s’exprimer. Pour ce faire, il convient d’utiliser des questions ouvertes « Comment ça c’est passé ? » plutôt que « Ca s’est bien passé ? ». Si le projet est un succès, il sera possible pour le manager de reproduire les points positifs pour des actions futures. C’est du bonus au plan de la motivation. Tout autant, le traitement des difficultés permet d’éviter qu’elles ne se reproduisent. Il faut à tout prix éviter la démotivation. Le plus souvent les échecs sont dus à une non-application ou à une application partielle du plan d’actions. Le rôle du manager consiste à faire la part des choses entre les erreurs liées à des questions de compétence, à des imprévus ou manque de temps qui sont par définition involontaires de celles qui relèvent des négligences ou de la mauvaise volonté. Si le comportement est en cause, un recadrage s’impose. Lors de cet entretien de débriefing, mieux vaut voir d’abord ce qui a bien fonctionné avant d’aborder les points d’amélioration. Enfin, plutôt que d’apporter les solutions toutes faites, il vaut mieux questionner le salarié sur sa vision des choses pour l’impliquer dans la recherche de nouvelles solutions. Guy Lemercier Cogedis