Le règlement intérieur dans les sociétés civiles agricoles

A côté du contrat juridique de société constitué par les statuts, le règlement intérieur est un contrat de fonctionnement qui fixe les règles et engage les associés les uns envers les autres. Bien rédigé, actualisé pour coller à la réalité quotidienne, il prémunit contre les risques de conflits entre associés.

Organiser le travail, les remplacements, les congés, le circuit de décision, la rémunération mensuelle … Autant de points qui conditionnent le bon fonctionnement de la société et limitent le risque d’incompréhension et de conflits. Le règlement intérieur a pour but d’établir les modalités pratiques de fonctionnement de la société. Il ne doit donc pas être confondu avec le règlement intérieur d’entreprise (obligatoire au-delà de 20 salariés) qui fixe pour les salariés les modalités d’application de la règlementation en matière d’hygiène et de sécurité ainsi que les règles relatives à la discipline.

Les règles de droit

Au sens juridique, ce sont les statuts qui fondent le contrat de société. Cependant, les statuts ne peuvent pas tout prévoir, tout décider. C’est là qu’intervient le règlement intérieur.

En fait, il finalise le contrat de société intervenu entre les associés en définissant les aspects pratiques d’organisation et de fonctionnement. Par définition, ils ont vocation à évoluer au gré de la vie de la société et à ce titre n’ont pas leur place dans les statuts. Attention, le règlement intérieur ne doit pas contenir des dispositions contraires aux statuts. En effet, les statuts posent  les règles de base du fonctionnement d’une société et le règlement intérieur les complète en précisant certaines modalités. Mais en aucun cas, le règlement intérieur ne doit suppléer les dispositions statutaires. Si le formalisme des statuts répond à des règles de droit, le contenu du règlement intérieur est laissé au libre jugement des associés.

La forme en est simple et se conclut sans autre formalité que la signature de tous les associés. Le règlement n’a pas besoin d’être enregistré sauf pour les décisions qui doivent être opposables aux tiers. C’est le cas par exemple du changement de la clé de répartition des résultats. Il est nécessaire qu’au moins un exemplaire du règlement intérieur à jour, soit tenu à la disposition des associés dans le bureau de la société. Il faut également que chaque associé ait, à titre personnel, une copie de ce règlement. En pratique, la forme du règlement sera donc celle d’un contrat manuscrit ou dactylographié susceptible d’être modifié à chaque fois que les associés l’auront décidé ensemble.

Contenu du règlement intérieur 

Souvent laissé au seul arbitrage des associés, la rédaction et l’actualisation du règlement intérieur sont trop souvent négligés. Toute ambiguïté ou imprécision dans la formulation laisse la place à l’interprétation ou au libre arbitre sources d’incompréhension ou de conflits. Dans le domaine de l’élevage, les règles de fonctionnement sont à la fois nombreuses et complexes.

L’organisation du travail en société, le management, la conduite technique du troupeau, les missions des associés et des salariés, les circuits de décision sont autant d’éléments à formuler par écrit. Tous ces points conditionnent l’efficacité future de l’élevage. A ce titre, ils doivent être compris et acceptés par les associés. Le règlement intérieur devra les consigner, c’est là sa principale vocation. Cela permettra aux associés d’avoir des règles précises d’organisation. Ils s’habitueront aussi à utiliser l’écrit dans le fonctionnement de leur société.

L’assemblée générale annuelle est un moment privilégié pour actualiser le règlement intérieur. C’est aussi la possibilité pour chaque associé d’exprimer clairement son avis ou ses attentes qui pourront révéler des points de divergence. On retiendra qu’en dehors de l’aspect juridique, conserver une trace écrite de ce qui est décidé au sein du groupe est un principe de saine gestion. « Les paroles s’envolent, les écrits restent » dit le proverbe. Non seulement, les décisions auront plus de chance d’être appliquées, mais encore leur contenu sera plus sûr puisque la rédaction sera l’occasion d’évacuer les sources d’incertitudes liées à une mauvaise compréhension.

Ce que Cogedis vous conseille :

Prendre le temps rédiger puis d’actualiser le règlement intérieur, c’est mettre toutes les chances de son côté pour réussir son projet d’association.