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Juridique / Conservation des documents administratifs et juridiques : la réglementation

Types de documents administratifs et juridiques Durée légale de conservation Durée conseillée de conservation
Comptables Vos documents comptables
– Livre d’inventaire
– grand livre
– journaux
– balance  

Vos pièces comptables :
– Factures
– Bons de commande
– Relevés bancaires
10 ans
A partir de la clôture de l’exercice comptable
20 ans
Fiscaux Vos déclarations de revenus
Vos déclarations TVA  

Vos déclarations locales – Taxes foncières, taxes d’habitation
3 ans
A partir de l’année d’imposition  

1 an
10 ans    


3 ans
En cas d’exonération ou abattement
Civils Vos titres de propriété
Vos actes notariés ou sous seing privé
30 ans Illimitée
Juridiques Vos documents concernant votre entreprise
 – Les statuts (initiaux et modificatifs)
– Les procès-verbaux d’assemblée générale
– Les rapports des commissaires aux comptes
– Les titres de propriétés et actes de vente
– Les baux, conventions de servitude, échanges en jouissances…
Illimitée
Durant la durée de l’activité    


5 ans
A compter de la radiation de la société au RCS
Illimitée    



30 ans
Salariés Vos documents de gestion du personnel
– Registre du personnel
– Livre de paie
– Bulletins de paie
– Intéressement des salariés  

Vos documents déclaratifs
– Caisse de sécurité sociale
– Retraite complémentaire
A compter du départ du salarié
5 ans
5 ans
5 ans
30 ans    


3 ans
30 ans
A compter du départ du salarié
10 ans
30 ans
10 ans
30 ans    


10 ans
30 ans


Immobilisations

Les factures d’immobilisations (matériel, bâtiment, etc…) sont à conserver aussi longtemps que les exercices comptables où l’on a enregistré les amortissements correspondants sont vérifiables, soit en général 3 ans après l’achèvement de la période de déduction.

Exercices déficitaires

En cas d’exercice déficitaire, les pièces justificatives relatives à ces exercices sont à conserver : – jusqu’au dernier exercice bénéficiaire sur lequel a été imputé le report de déficit. – jusqu’au dernier exercice bénéficiaire sur lequel ont été réintégrés les amortissements réputés différés.

Conseil astuce de Cogedis

La durée de conservation des factures, déclarations, paie et autres documents administratifs est prévue par la législation. En pratique, nous vous conseillons par sécurité une durée plus longue. Il s’agit en effet de pouvoir, le cas échéant, apporter la preuve pour établir l’existence d’un droit ou d’une obligation. Il vous appartient de conserver vos archives.