Agriculteurs : combien de temps faut-il conserver vos documents ?
En cas de litige ou de simple contrôle, l’administration vous demandera de présenter certains documents que vous devrez avoir en votre possession.
Publié le 27/04/2020
Déclarations PAC, autorisation d’exploiter, visite sanitaire … : quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs ?
Les documents qu’il faut conserver pendant toute la durée de l’activité professionnelle
- les déclarations PAC (demande d’aides, registre parcellaire, notification DPB, relevé de situation, lettres de fin d’enregistrement…)
- les autorisations d’exploiter installations classées (autorisation d’exploiter (arrêté ou récépissé)
Les documents qu’il faut conserver pendant toute la durée de la production
- les demandes de primes couplées (décisions d’attribution PMTVA, lettres de fin d’enregistrement)
- dossier installations classées (plan d’épandage à jour), contrats de mise à disposition avec les tiers…
Les documents qu’il faut conserver pendant 10 ans
- Les documents PCAE, PMBE, PPE et PVE (notification et accusé réception demande, contrats, factures, permis de construire, certificat de conformité des travaux et attestation de formation)
- les attestations de formation certiphyto
Les documents qu’il faut conserver pendant 6 ans
- Les documents liés aux obligations de la Directive Nitrate (les bordereaux de livraison d’effluents d’élevage ou de boues), les contrats d’épandage de boues de station d’épuration (pour les agriculteurs en MAE)
- les documents MAEC (contrat, factures, bilan azoté, calcul IFT)
Les documents qu’il faut conserver pendant 5 ans
- les documents liés aux obligations de la Directive Nitrate (le cahier d’épandage et le plan de fumure prévisionnel, pour les agriculteurs en zone vulnérable ou soumis aux ICPE)
- pour la production végétale : le registre phytosanitaire, le prélèvement d’eau (arrêté ou récépissé)
- pour la production animal, élevage bovin : le registre d’élevage (document du GDS), cahier sanitaire, bons de livraison, certificats d’équarissage, ordonnances vétérinaires, compte-rendu de la visite sanitaire
- pour la production animale, élevage ovin : document de recensement annuel, carnet d’agnelage, tableau de remoulage et document de circulation.
- pour la production animale, élevage porcin : document de circulation et bon d’enlèvement cadavre
Les documents qu’il faut conserver pendant 4 ans
- les demandes de primes couplées (les demandes d’aides bovines, ovines et caprines)
Les documents qu’il faut conserver pendant 1 an
- les documents liés à la conditionnalité (certificat de contrôle de la machine à traire)
Notre conseil
En cas de doute sur la durée de conservation légale de document, mieux vaut ne pas jeter ! Ces documents sont la preuve de votre bonne foi.
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Rédigé par COGEDIS