Les nouveaux outils pour mes factures

Aujourd’hui, la collecte, le tri, l’archivage et le stockage des factures représentent un temps considérable pour vous et votre comptable. Aussi, nous vous proposons désormais une solution plus simple : la numérisation de vos factures.

La numérisation : favorisée par la nouvelle norme de conservation des factures ?

La législation fiscale impose un délai de 10 ans pour la conservation des pièces justificatives. Cependant, la loi de finance de 2016 a assoupli les conditions fiscales concernant la conservation des factures papier.

– Ce que nous autorise cette loi –
Il est possible pour une facture papier d’être scannée et conservée sous le format numérique. L’entreprise doit, toutefois, respecter des règles :

  • d’archivage
  • de pérennisation des données
  • d’horodatage interne
Cela représente un réel gain d’espace de stockage pour l’entreprise.

De plus, le stockage numérique vous assure une garantie pour la conservation de vos documents. Il est vrai que les documents papiers peuvent facilement s’égarer ou se désintégrer. Avec la numérisation, les documents sont stockés en l’état initial.

La numérisation : un outil plus rapide et centralisateur de vos données ?

Lorsque le déplacement n’est pas envisageable ou pour le travail à distance, la numérisation est aussi un réel avantage. Grâce au scan, votre comptabilité peut suivre son cours, sans interruption. En effet, contrairement à la transmission de document papier qui est lente, la numérisation permet une réception immédiate.

De plus, la numérisation centralise toutes vos factures au même endroit : vous pouvez les retrouver facilement grâce à un tri qui peut se faire par date ou par nom. Elle permet également, à toutes personnes travaillant sur votre dossier, de pouvoir consulter vos documents en cas de nécessité, sans avoir besoin de vous solliciter.

Comment fonctionne la numérisation au sein du Groupe Cogedis ?

Tout d’abord, la numérisation a été mise en place pour fluidifier le flux de dépôt de factures mais aussi pour faciliter la collecte, le tri et l’archivage de celles-ci. Pour cela, il est conseillé au client de scanner et transmettre son document justificatif, à chaque réception de factures.

Notre conseil

Avec la numérisation, vous pouvez scanner et ainsi déposer vos factures, auprès de votre gestionnaire, au fur et à mesure de leurs réceptions. Ainsi, grâce à cette méthode, vous pourrez bénéficier d’une vision prévisionnelle sur l’avancée de votre situation en fin d’exercice.

Prendre contact

Les champs marqués d'un * sont obligatoires

Contactez-nous au 09 70 81 38 69