Logiciel de caisse : nouvelle réglementation sur les caisses enregistreuses

Publié le 25/02/2020

C’est-à-dire un logiciel de caisse qui ne permette plus la dissimulation d’opérations après leur enregistrement. Cette obligation s’applique depuis le 1er janvier 2018.

Elle concerne tous les commerçants, et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA (y compris pour le e-commerce), qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse.

Ne sont pas concernés par cette obligation :

• Les professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
• Les professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
• Les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
• Les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
• Les entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Si vous n’avez pas encore de logiciel de caisse : La loi ne vous impose pas d’en utiliser un, vous n’êtes pas concerné par la mesure.

Si votre caisse dispose déjà d’un logiciel de caisse : Vous devez vous assurer que votre logiciel de caisse est conforme à la nouvelle loi. Il doit respecter les conditions « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données » définies par la loi.

Comment vérifier la conformité de sa caisse enregistreuse ?

Pour être considérés conformes, les logiciels de caisse doivent être certifiés :

• Soit le logiciel de caisse est accrédité par un certificat d’homologation délivré par un organisme tiers accrédité « Certification NF525 » ;
• Soit c’est l’éditeur du logiciel lui-même qui vous fournit une attestation individuelle.

Pour les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, doivent être certifiées.

Pour les appareils de mesure, s’ils ne sont pas connectés directement au système de caisse, ils ne font pas l’objet d’une certification.

Attestation ou certificat, dans les deux cas, la pièce justificative devra être présentée en cas de contrôle. Un défaut de présentation pourra être puni par une amende de 7 500 € par unité de saisie (caisse enregistreuse, tablette, etc.). C’est à vous de demander le certificat ou l’attestation à votre fournisseur.

Attention : Les éditeurs de logiciels de caisse non conforme peuvent être condamnés à une amende fixée à 15% du chiffre d’affaires provenant de la commercialisation de ce logiciel. Les clients utilisateurs de ce type de logiciel peuvent être solidaires du paiement de cette amende, s’ils ne pouvaient pas ignorer que le logiciel ne répond pas à la nouvelle législation.

Notre conseil pour mettre a jour votre ancienne caisse enregistreuse

Dans un premier temps, nous vous invitons à vérifier la conformité de votre logiciel de caisse. A noter également que la tenue de caisse sur support papier reste possible.

Même si le texte règlementaire est paru au Bulletin Officiel début Août 2016, la norme NF525 n’est pas un document figé et des précisions seront sûrement apportées. C’est ce qui explique que peu de systèmes de caisses sont certifiés à ce jour. On peut retrouver la liste complète des systèmes de caisses certifiés sur le site d’Infocert

Rédigé par COGEDIS