Logiciel de caisse : nouvelle réglementation sur les caisses enregistreuses

La loi de finances pour 2016 impose que tous les commerçants assujettis à la TVA utilisent un logiciel de caisse sécurisé et certifié. C’est-à-dire un logiciel de caisse qui ne permette plus de dissimulation d’opérations après leur enregistrement.

Vous avez jusqu’au 1er janvier 2018 pour vérifier la conformité de votre caisse enregistreuse et la mettre à jour si besoin.

• Si vous n’avez pas encore de logiciel de caisse : Il va falloir en acheter un et si celui-ci n’est pas compatible avec la caisse que vous utilisez, vous devrez certainement vous en séparer !

• Si votre caisse dispose déjà d’un logiciel de caisse : A priori, une simple mise à jour du logiciel devrait suffire pour respecter cette nouvelle obligation. Et si votre logiciel respecte déjà les conditions « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données » prévues par la loi, vous n’avez rien à faire, si ce n’est demander une attestation de conformité à l’éditeur.

Comment vérifier la conformité de sa caisse enregistreuse ?

Si votre caisse enregistreuse a passé le test précédent et dispose déjà d’un logiciel de caisse, vous devez vérifier que ce dernier respecte les critères imposés par la nouvelle réglementation sur les caisses enregistreuses.

Pour être considérés conformes, les logiciels de caisse doivent être certifiés :

• Soit le logiciel de caisse est accrédité par un certificat d’homologation délivré par un organisme tiers accrédité « Certification NF525 »
• Soit c’est l’éditeur du logiciel lui-même qui vous fournit une attestation individuelle.

Attestation ou certificat, dans les deux cas, la pièce justificative devra être présentée en cas de contrôle. Un défaut de présentation pourra être puni par une amende de 7 500 € par unité de saisie (caisse enregistreuse, tablette, etc.).

Le conseil de nos experts comptables pour la mise à jour de votre ancienne caisse enregistreuse

Dans un premier temps, nous vous invitons à vérifier la conformité de votre logiciel de caisse. A noter également que la tenue de caisse sur support papier reste possible.

Même si le texte règlementaire est paru au Bulletin Officiel début Août 2016, la norme NF525 n’est pas un document figé et des précisions seront sûrement apportées. C’est ce qui explique que peu de systèmes de caisses sont certifiés à ce jour. On peut retrouver la liste complète des systèmes de caisses certifiés sur le site d’Infocert

Cogedis vous aide à mettre en place votre logiciel de caisse certifié et sécurisé.