Tout connaître sur la réglementation des logiciels de caisse
À quoi sert cette réglementation ?
Depuis le 1er janvier 2018, certains commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui encaissent des clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse doivent utiliser un outil répondant à des exigences strictes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
L’objectif principal est de lutter contre la fraude à la TVA, en particulier via les logiciels permettant de dissimuler une partie des encaissements (par exemple les paiements en espèces non déclarés).
Qu’est‑ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse qui :
- mémorise et enregistre, extra‑comptablement, les paiements reçus en contrepartie de ventes de marchandises ou de prestations de services,
- sans que ce paiement n’entraîne, concomitamment, automatiquement et obligatoirement, la passation d’une écriture comptable.
Sont visés tous les logiciels ou systèmes permettant l’enregistrement des règlements des clients, quel que soit le mode de paiement : espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements, etc., y compris lorsqu’il s’agit d’un logiciel ou d’un système accessible en ligne.
Les instruments de mesure (balances, rampes de boissons, automates, distributeurs automatiques…) sont également concernés lorsqu’ils intègrent une fonctionnalité de caisse (mémorisation des règlements) : dans ce cas, seule cette fonctionnalité doit respecter les exigences de la réglementation.
En revanche, les terminaux de paiement (TPE) et les prestataires de services de paiement au sens du Code monétaire et financier ne sont pas eux‑mêmes considérés comme des logiciels de caisse au sens du dispositif.
Quelles entreprises sont concernées ?
Entreprises dans le champ de l’obligation
Sont concernées par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé les entreprises qui remplissent simultanément les conditions suivantes :
- être assujetties à la TVA ;
- réaliser des opérations de vente de biens ou de prestations de services auprès de clients non assujettis (en pratique, des particuliers) ;
- pour ces opérations, ne pas être tenues d’émettre une facture au sens de l’article 289 du CGI (par exemple, ventes au détail à des particuliers) ;
- et enregistrer ces opérations au moyen d’un logiciel ou système de caisse au sens défini ci‑dessus.
Autrement dit, un professionnel assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers via une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse est, en principe, dans le champ de l’obligation.
Entreprises exclues de l’obligation
Ne sont pas tenus d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé :
- les professionnels qui réalisent uniquement des opérations avec d’autres assujettis à la TVA (clients professionnels), dès lors que ces opérations font obligatoirement l’objet d’une facture ;
- les professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- les professionnels relevant du régime de remboursement forfaitaire agricole ;
- les entreprises qui n’utilisent aucun logiciel ou système de caisse et inscrivent leurs recettes manuellement sur un cahier ou registre, de manière rigoureuse (détail des ventes, mode de règlement, sorties de caisse).
Quelles sont les obligations techniques du logiciel ou système de caisse ?
Le logiciel ou système de caisse doit respecter quatre exigences cumulatives : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
En pratique, le logiciel doit notamment permettre des clôtures journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice), produisant des totaux et cumuls inaltérables.
Comment prouver la conformité de son logiciel ou système de caisse ?
Pour justifier que son logiciel ou système de caisse respecte les quatre conditions légales, l’entreprise doit pouvoir présenter, en cas de contrôle :
- soit un certificat délivré par un organisme accrédité,
- soit une attestation individuelle de l’éditeur, conforme au modèle fixé par l’administration.
Quelles sont les sanctions en cas de non‑conformité ?
Toute utilisation suspecte ou justifiant d’une non-conformité, expose l’entreprise à un contrôle fiscal rigoureux.
Tout utilisateur qui n’aura pas la capacité de prouver la sécurité de son appareil ou son logiciel d’encaissement sera passible d’une amende de 7 500 euros par unité de saisie (caisse enregistreuse, tablette…). En plus de cette amende, le commerçant devra régulariser sa caisse enregistreuse ou son logiciel dans un délai de 60 jours. Passé ce délai, une nouvelle amende pourra être exigible.
Et si je n’ai pas de logiciel de caisse ?
Les entreprises qui n’utilisent aucun logiciel ou système de caisse et tiennent leurs recettes manuellement (cahier, registre papier…) ne sont pas soumises à l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié.
Cela suppose toutefois :
- une tenue rigoureuse du cahier (détail des ventes, dates, montants, modes de règlement, sorties de caisse, etc.) ; 3
- le respect des autres obligations comptables et fiscales (enregistrement des recettes en comptabilité, conservation des pièces justificatives, etc.).