Les patrons de TPE assurent l’essentiel des missions de l’entreprise. Vous courez toujours après le temps et vous avez du mal à vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée car absorbés par les imprévus et les urgences du quotidien.
Optimiser son organisation permet de gagner du temps et de l’argent.
Améliorer son organisation pour plus d’efficacité
La démarche d’amélioration continue aussi appeler le “lean management” a été développée par Toyota dans les années 1950. Elle a d’abord été prise comme modèle dans le monde industriel depuis une quinzaine d’année et plus récemment dans les services.Cette optimisation de la chaîne de valeur est bénéfique à l’ensemble des acteurs de l’entreprise :
- Un gain de temps et d’efficacité pour les dirigeants
- Des clients satisfaits de la qualité et des délais
- Une collaboration facilitée avec les fournisseurs
- Une meilleure efficience des salariés
En d’autres termes cela vous permettra de produire plus de valeur avec moins de travail.
Une méthode et des outils simples et faciles à appliquer
La 1ère étape est de prendre le temps pour se poser les bonnes questions.La première action est d’identifier et d’éliminer les gaspillages et les tâches chronophages : déplacements inutiles, gaspillages d’énergies, de matières ou de compétences, outils inadaptés, positions de travail non optimales, surstocks, non qualité, ou au contraire sur-qualité…
La 2ème étape incontournable concerne les salariés.En matérialisant les missions des salariés par écrit, on détermine les actions prioritaires et les tâches à moindre valeur ajoutée. Cet outil simplifie le suivi des objectifs et le management au quotidien. Il facilite également le recrutement de nouveaux collaborateurs.
Le 3ème levier d’action est de déterminer les tâches qui peuvent être externaliser.Pour être plus performant, gagner du temps et se concentrer sur ses missions à valeur ajoutée, externalise car la ressource humaine coûte cher à l’employeur.
En sous-traitant certaines activités à des entreprises spécialisées tels que les Ressources Humaines, l’Informatique, la gestion administrative voire la prospection commerciale le dirigeant bénéficie d’expertises actualisées.
Le dernier levier d’action est de faire évoluer le pilotage de votre activité.Il est nécessaire de définir au préalable les indicateurs de productivité et les critères d’efficacité. Un suivi mensuel permet d’assurer la performance durablement et de réagir avant que la situation ne se dégrade.